Journal - Notizen / Termine / Kontakte

Über Mandant / Überblick / Journal den entsprechenden Seiten der Stammdatenmasken sowie über den Funktionsschalter [F8] haben Sie die Möglichkeit, beliebig Journaleinträge, z.B. für Notizen und Termine anzulegen und zu verwalten.

Mit der Lizenzierung des CRM-Moduls können Sie im Menüpunkt Stammdaten / CRM / Adressen oder über die entsprechenden Seiten in den Personenstammdaten Kontakte anlegen bzw. .

Darüber hinaus ist es für jeden Benutzer auch möglich, über die Programmeinstellungen bei ausgehenden Anrufen automatisch oder in der CRM-Anrufliste per Schalter bei eingehenden Anrufen Kontakte anzulegen.

Die Erfassung der Daten erfolgt auf verschiedenen Seiten innerhalb der Eingabemaske, die Sie über die Baumstruktur im linken Maskenbereich erreichen.

Über oder erreichen Sie die folgende Eingabemaske:

Seite Journaleintrag

Bezeichnung / Status / Kontaktart - Wählen Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung, den Bearbeitungsstatus sowie die Kontaktart. Optional können Sie den Kontakt als kennzeichnen.

Die Kontaktart kann nur geändert werden, wenn das CRM Modul lizenziert und für den Benutzer aktiviert ist.

Privatkontakt - Journaleinträge werden nur für den unter "zuständig" hinterlegten Benutzer angezeigt, wenn die Option Privatkontakt aktiviert wurde. Wird eine E-Mail über die interne E-Mail Funktion aus einem Privatkonto als Journaleintrag angelegt, wird dieser automatisch als Privatkontakt gekennzeichnet. Eine Kontaktübersicht erhalten Sie auch über den Menüpunkt Stammdaten / CRM / CRM-Journalübersicht. Das Langtextfeld können Sie für die Erfassung von umfangreicheren Informationen verwenden. Eine Kontaktübersicht erhalten Sie über den Menüpunkt Stammdaten / CRM / Kontaktübersicht. Das Langtextfeld können Sie für die Erfassung von umfangreicheren Informationen verwenden.

Kategorie - Ordnen Sie hier Kategorien zu, die Sie zur Filterung der Journaleinträge verwenden können.

Zum Hauptdatensatz wechseln - Über den vorhandenen Schalter ist es möglich, in die Stammdatenmaske zu wechseln, über die der Journaleintrag ursprünglich angelegt wurde.

Unterhalb des Schalters und in der Maskenüberschrift werden Ihnen die zugehörigen Informationen angezeigt, die Sie über die Einstellungen der Vorschlagsliste individuell konfigurieren können. 

Der Schalter ist bei Journaleinträgen die über den Journalüberblick angelegt wurden und bei Journalen von Arbeitsfolgen (Produktionsplanung) nicht sichtbar.

Dateianhänge

Über die vorhandenen Schalter können Sie zur Notiz / zum Kontakt beliebig viele Dateianhänge zuordnen und bearbeiten.

Wählen Sie zuvor die Art der Zuordnung:

• Neue Datei als Kopie im Dokumentordner anlegen
• Neue Datei in der Datenbank abspeichern
• Neue Datei als Link erstellen

Bei Verwendung der Option Kopie im Dokumentenordner werden die Dateianhänge von Notizen und Kontakten im Dokumentenordner des jeweiligen Mandanten gespeichert. Der Dateiname wird relativ, also ohne Pfadangaben, gespeichert. Das stellt sicher, dass bei Mandantenrücksicherungen in abweichende Mandanten und/oder Verzeichnisstrukturen die Anhänge korrekt geöffnet werden können.

Mit Setzen der Option wird Ihnen beim Markieren eines Eintrages der Dateianhang in einem Vorschaufenster angezeigt. Hierfür können Sie über den Schalter festlegen, ob dies immer oder nur in Abhängigkeit von der Dateigrösse, ggf. auf Nachfrage erfolgen soll.

Die Dateivorschau grösserer Dateien kann dann über einen Schalter Vorschau im Fenster jeweils manuell aktiviert werden. Die Dateivorschau kann an die Fenstergrösse angepasst bzw. über den aktiven Kontextmenüeintrag Zoom (100%) (in der Dateivorschau) in Originalgrösse mit Scrollbalken angezeigt werden.

Über den Schalter (Kontextmenü) ist es möglich, zum Dateianhang einen Archiveintrag anzulegen, diesen in ein beliebiges Verzeichnis zu speichern oder als Anhang per E-Mail zu versenden.

Hinweis: Es können beliebig Dateien per Drag & Drop in die Tabelle der Dateianhänge übernommen werden.

Beim Löschen werden die Dateianhänge aus der Datenbank bzw. dem Dokumentenverzeichnis entfernt, soweit nicht von anderer Stelle darauf verlinkt wird. Handelt es sich um Dateianhänge mit Verlinkung auf externe Verzeichnisse, können Sie über eine Programmabfrage entscheiden, ob diese ebenfalls mit gelöscht werden sollen.

Wiedervorlage

In diesem Abschnitt können Sie Datum, Uhrzeit und Zuständigkeit  für die Notiz / den Kontakt definieren. Damit wird hieraus ein Termin. Bei Kontakten sind hier Eingaben nur möglich, solange der Kontakt noch nicht den Status erledigt trägt.

Alle Termine werden Ihnen, sofern nicht erledigt, im Menüpunkt Mandant / Überblick / Offene Termine angezeigt.

• zum - Tag und Uhrzeit der Wiedervorlage.
• zuständig - Legen Sie fest, wer für den Termin verantwortlich ist. Voraussetzung hierfür ist der entsprechende Eintrag in der Rechteverwaltung für diesen Nutzer. Beim Programmstart werden über die Terminverwaltung alle dem Nutzer zugeordneten Termine angezeigt.
• Wecker / vorher warnen - Mit diesem Optionsfeld kann eingestellt werden, ob der Termin bei Fälligkeit bzw. in welchem Zeitraum (in Tagen, Stunden, Minuten) vor Fälligkeit durch das Programm eine Erinnerung angezeigt werden soll. Diese Option kann nur genutzt werden, wenn ein Termin zum und eine Auswahl unter zuständig eingegeben wurde.
• Wiederholung - Oftmals müssen Termine in regelmässigen Abständen wahrgenommen werden. So können die gebräuchlichsten Vorgaben,  täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich in diesem Feld ausgewählt werden. In diesen Fällen wird bei Erledigung automatisch der neue Termin generiert. 
• Nur für dieses Programm - Werden weitere SelectLine-Programme im selben Verzeichnis genutzt, können Sie festlegen, dass die automatische Terminerinnerung nur im aktuell genutzten Programm erfolgen soll.
• Toolbox-Makro im Hintergrund ausführen - Bei aktivierter Option wird das auf der Seite Toolbox hinterlegte Makro ohne Erinnerung im Hintergrund ausgeführt.

Hinweis: Die Zeitabstände zur Terminkontrolle können Sie auf der Seite Zeiten im Menüpunkt  Applikationsmenü / Einstellungen  festlegen. Entsprechend dieser Festlegung kann dann der Zeitpunkt der Meldung vom vorgesehenen Termin abweichen.

Seite Toolbox

(nur, wenn Toolbox lizenziert und für den Benutzer aktiviert ist)

Eine zeitgesteuerte Ausführung von Toolbox-Makros erreichen Sie, indem Sie einen Termin um eine Toolboxfunktion ergänzen.

Auf der Seite Toolbox können Sie ein bereits existierendes Makro anfügen und bearbeiten. Auf der Seite Notiz gibt es dann die Option .

Haben Sie die Option aktiviert, wird die unter Toolbox hinterlegte Funktion automatisch ausgeführt und der Termin erledigt. Ist die Option deaktiviert, können Sie das Makro manuell beim Aufkommen des Termins starten. Um ein Makro auszuführen, müssen Sie dieses auf der Seite Toolbox aktiviert haben.

Seite Freie Felder

Sie haben hier die Möglichkeit, die zusätzlichen freien Felder zu benutzen.

Seite Verteiler

Mit Hilfe der Verteiler können in den Journalen beliebig viele Benutzer über einen Eintrag (z.B. Termin) informiert werden. Der zuständige Benutzer für den Journaleintrag bleibt davon unbeeinflusst. Dadurch ist es möglich, beliebig viele Benutzer im Programm über einen Journaleintrag per Verteiler-Erinnerung bzw. Verteiler-Übersicht zu informieren.